Xerox ile kayıtlar güvende!
Ümraniye Belediyesi’ne ait 47.000 İmar Dosyası, 12.000 Harita Dosyası, 22.000 Planlama Dosyası, 400.000 metre Proje Dosyası Xerox tarafından tarandı ve dijital ortama aktarıldı.
Ümraniye Belediyesi’nin, 35 mahalleye ve 610.000 kişiye ait olan imar, harita ve planlama dosyaları, Xerox tarafından dijital ortama aktarıldı. Gerçekleştirilen projenin ardından, dokümanlara ulaşma hızı iki üç günden saniyeler mertebesine indi.
Dünyanın önde gelen teknoloji şirketlerinden Xerox tarafından Ümraniye Belediyesi bünyesinde gerçekleştirilen dijital arşivleme projesiyle, Ümraniye Belediyesi’nin önemli dokümanları dijital ortama aktarıldı. Gerçekleştirilen proje kapsamında Xerox, 80 farklı tipteki yüzbinlerce belgeyi sınıflandırarak indeksledi. Fiziki arşivde bulunan yıpranmış belgeler düzenlenip ayrıca belge tiplerine göre sınıflandırılarak dijital olarak da arşivlendi.
İhale sürecinin tamamlanmasından sonra Xerox, Ümraniye Belediyesi’nde detaylı bir analiz çalışması yaptı. Yapılan analizde, elektronik arşiv ve doküman yönetim sistemi eksikliğinden kaynaklanan sorunlar belirlendi. Bu sorunlar arasında; aynı anda bir dosyanın birden fazla kişi tarafından kullanılamaması, mevcut dosyaların eskimiş ve yıpranmış oluşu, eski belgelerde görüntü kayıplarının oluşmaya başlaması yer alıyordu. Ayrıca, fiziki arşivin dağınık yapısı, çok fazla belge çeşitliliğinin olması, evrak kayıplarını önleyecek bir sistemin bulunmaması, fiziki–elektronik arşiv entegrasyonunun bulunmaması da diğer sorunlardı.
Ümraniye Belediyesi bünyesinde oluşturulan bir mekanda, Xerox’un profesyonel operasyon ekibi her türlü gizlilik ve güvenlik kurallarına uyarak hizmet verdi. Xerox donanımları ve diğer gerekli teknolojik çözümler kullanılarak, Ümraniye Belediyesi’nin binlerce sayfalık doküman arşivi, kısa bir sürede dijital ortama aktarıldı. İşlemler sırasında; 47.000 İmar Dosyası, 12.000 Harita Dosyası, 22.000 Planlama Dosyası, 400.000 Metre Proje tarandı ve dijital ortama aktarıldı. Kullanıcıların tüm imar belgelerine çok kısa sürede erişimini sağlayan ve projeler üzerinde esnek çalışma imkanı sunan, sınırsız kullanıcılı İmar Arşiv Yazılımı faaliyete geçirildi. İşlemler bittikten sonra günlük olarak gelen belgelerin taranıp arşivlenebilmesi için gerekli altyapı ve yazılımlar Ümraniye Belediyesi’ne devredildi.
Gerçekleştirilen dijital arşivleme operasyonunun ardından, Ümraniye Belediyesi’nin dokümana dayalı tüm sorunları çözüldü. Verilen hizmet ve sağlanan çözümlerle ;
• Dokümanlara ulaşma hızı; iki üç günden saniyeler mertebesine indi.
• Fiziki belge kayıpları ve yıpranmalar ortadan kalktı.
• E-Ümraniye projesi kapsamında vatandaşa daha hızlı hizmet verilirken, vatandaş memnuniyeti sağlandı.
• İmar ofislerinde yığınlar halinde biriken dosyalar ortadan kalktı, ofislerde efektif çalışma alanlarına kavuşuldu.
• Taranmış projeler üzerinden, projenin sadece istenen kısmının görüntülenebilmesi ve basılabilmesi ile efektif proje dosyaları yönetimi sağlandı.
• 80 tipin üzerindeki belge sınıflandırılarak indekslendi ve belge tipi bazında erişim sağlandı.
• Fiziki arşiv – elektronik arşiv entegrasyonu sağlandı.
Xerox; finans, telekom, sağlık, üretim, enerji, kamu gibi pek çok sektörde faaliyet gösterdiği 160 ülkenin büyük çoğunluğunda kurumlara doküman yönetimi servisleri sunuyor. Xerox doküman yönetim servisleri ile şirketlerin dokümanlarını dijitalleştirmesine ve bir yandan giderlerini azaltırken diğer yandan verimliliği arttırmak için kurumsal işlemlerini hızlandırmalarına yardımcı oluyor. Daha etkili ofis arkası işlemlerle, çalışanlar doküman aramak için daha az zaman harcıyor ve bu sayede hizmet kalitesi ve karlılık düzeyi artıyor. Doküman yönetimi servisleri ile iş akışları hızlandırılarak ve hatalar azaltılarak, çalışanların gereksinim duydukları bilgilere anında ulaşımı sağlanıyor.
Kaynak:www.veteknoloji.com